Una delle attività più importanti per una scuola dell’infanzia, che spesso porta via molto tempo, è la comunicazione coi genitori. Sito web e newsletter possono semplificarti la vita, vediamo come.
Nella scuola dell’infanzia, oltre ai nostri piccoli ospiti, ci danno molto da fare anche i genitori.
Sempre più spesso di insegnanti vengono inseriti nei gruppi Whatsapp dei genitori dei propri studenti, oppure la segreteria deve rispondere più volte alle stesse domande.
Il nostro obiettivo è quello di ottimizzare la comunicazione coi genitori, così da risparmiarci del tempo e lavoro ripetitivo.
Per questo scopo possiamo utilizzare due strumenti:
- il sito web, dove pubblicare tutte le informazioni e automatizzare delle procedure, tipo le iscrizioni;
- la newsletter, così da informare in tempo reale i genitori, senza dover seguire chat di Whatsapp e nel pieno rispetto della privacy.
Per chi non la conosce, cos’è la newsletter?
Con parole molto semplici, la newsletter è una mail periodica inviata a più destinatari (nel nostro caso i genitori), che ci hanno in precedenza autorizzato ad inviargli questo tipo di comunicazione.
Questa mail può contenere anche allegati in pdf (locandine di eventi, moduli, etc…).
Più sotto vediamo perché preferirla ad una email inviata a più destinatari o a gruppi Whatsapp.
Sito Web e Newsletter, perché servono ad una scuola dell’infanzia?
Vediamo lato pratico come può semplificare la vita a chi gestisce una scuola dell’infanzia, con el funzionalità che ci offrono il sito web e la newsletter.
Iscrizioni
Il modulo cartaceo è ormai superato: è finito il tempo dove si devono leggere strane calligrafie o trascrivere nomi incomprensibili.
Nel sito è possibile inserire una pagina di iscrizione (o preiscrizione).
In questa pagina i genitori trovano dei campi da compilare direttamente online, che corrispondono alle informazioni che ritenete necessarie per l’iscrizione. Questi dati possono finire direttamente nel vostro gestionale anagrafiche (se questo lo permette), altrimenti è possibile salvarli in excel o csv per poi importarli dove desiderato.
I dati inseriti possono essere inviati via mail sia alla segreteria che al genitore, che eventualmente può stampare la mail, firmarla e consegnarla in segreteria, così da conservare il modulo di iscrizione firmato.
Nel caso più semplice, è possibile inserire il modulo di iscrizione in formato pdf, così il genitore lo stampa e compila in autonomia quando desidera.
Comunicazioni in tempo reale
Sta per cominciare la scuola?
Vogliamo informare i genitori della prossima festa?
Inviamo una newsletter!
Perché non inviare semplicemente una mail a più destinatari?
O Creare dei gruppi Whatsapp?
Per questo elenco di motivi:
- possiamo decidere se inviarla a tutti o solo a gruppi predefiniti di genitori (solitamente li dividiamo per anno di iscrizione del figlio);
- possiamo allegare pdf o immagini;
- possiamo vedere chi e quanti genitori l’hanno aperta e/o hanno scaricato gli allegati;
- rispettiamo le regole sulla privacy, in quanto ogni singolo genitore può disiscriversi dalla newsletter in modo molto semplice;
- il messaggio arriva chiaro al genitore, non deve cercarlo in mezzo ad altri messaggi della chat;
- possiamo inserire loghi di eventuali sponsor;
Informazioni & Moduli
I dubbi dei genitori sono spesso sempre gli stessi: perché non inserire le risposte nel sito web?
Si possono creare più pagine, in base alle varie tematiche: iscrizione, mensa, progetti, orari, comunicazioni…
In ciascuna di queste si inseriscono le informazioni che più spesso vi vengono richieste.
Le persone hanno ormai sempre il telefono connesso ad internet in mano: con un sito leggibile anche dagli smartphone, i genitori trovano facilmente le informazioni che cercano, così vi evitate qualche chiamata/mail!
…ok, ma è complicato da gestire?
Abbiamo visto in breve cosa possiamo fare per la nostra scuola dell’infanzia con il sito web e la newsletter.
Ok Alberto, ma per fare una newsletter, inserire comunicazioni nel sito, etc… quante cose devo conoscere?!
NON serve saper programmare per gestire il sito e la newsletter.
Prepariamo delle interfacce semplici da usare, in modo che inviare una newsletter o inserire comunicazioni nel sito sia un’operazione facile e che non richieda troppo tempo.
Parliamo della vostra scuola!
Se siete arrivati fin qua, significa che l’argomento vi interessa.
Che ne dite di contattarmi per parlare della vostra scuola e vedere come possiamo migliorare la comunicazione?
Potete chiamarmi al 349 4097195 o scrivermi su alberto@nuevo.pro , discuteremo assieme la vostra situazione e valuteremo come ottimizzarla, senza impegno.
La scuola dell’infanzia Giovanni XXIII è una delle ultime associazioni che si sono rivolte a noi, puoi visitare il loro sito cliccando qui.
Ecco il loro feedback 🙂
